Undgå at blive overvældet

Læse mails, svare telefonen, sætte orden i papirerne… Kan man gøre alt på en gang? Vi kan i bedste fald associere automatiske handlinger sammen med dem, der forlanger opmærksomhed.

Du er lige ankommet på kontoret, og du bliver allerede stresset blot ved tanken om de ting, du skal nå. Du vil aldrig nå det, synes du. Så du bestemmer dig for at gøre flere ting på en gang.

Alt imens du ringer, sorterer du dine mails. Under morgenmødet skriver du din prioriteringsliste, og imens din kollega fortæller dig om sin ferie, begynder du at sortere din post.

I løbet af eftermiddagen arbejder du med en rapport, du ikke blev færdig med, du er afbrudt af forskellige telefonopkald, nye mails (til hvilke du svarer pr. omgående).

Du er knap begyndt på morgendagens præsentation, før din overordnede beder om opgørelsen over salget. Lige på det tidspunkt kontakter en vigtig kunde dig. Du tager opkaldet, altimens du fortsætter med at håndtere dine regneark. Du holder røret klemt mellem dit øre og din skulder, indtil det lykkes dig, efter et kvarters tid, at komme af med forstyrreren.

Sådan ser en blæksprutte ud: Otte arme, som fægter allevegne, og som forsøger at undgå at få knuder i fangearmene.

Du skal ikke klage. Hvis du vil nå langt i arbejdsverdenen, skal du kunne styre multi-tasking. Det er i hvert fald arbejdsgivernes såvel som de ansattes overbevisning.

Ifølge en undersøgelse der blev foretaget hos den amerikanske processorproducent Intel, er 60 % af de adspurgte overbevist om, at de kan vinde over konkurrenterne ved at være i stand til at lave flere ting på en gang. Man mener, åbenbart, at man er mere effektiv på denne måde…

Men pas på! Hjernen har også en grænse, og det er ikke sikkert at kvantitet rimer på kvalitet.

Hjerne og computer

En computer (med Linux) kan nemt klare flere handlinger på en gang: Imens den modtager brugerens indtastninger, kan den downloade en video fra internettet, mens den samtidig modtager mail og scanner dem for vira.Hvordan koncentrerer den menneskelige hjerne sig på flere handlinger? Kan nogle af disse handlinger udføres samtidigt og andre ikke? Kan multi-tasking virkelig spare tid? Lad os se på nogle af svarene.

Desværre fungerer menneskehjernen ikke på samme måde.

For at se det, prøv at lægge 14 og 3 sammen og gange dem med hinanden på samme tid. Ikke nemt? Dog kunne den slags ikke være et problem for din computer.

Er vi mon maskinen underlegen for hvad multi-tasking angår?

Vi skal se denne konstatering med passende nuancer: I modsætning til en computer kan de fleste mennesker diskutere regeringens 1250. skattereform, alt imens de strikker, løber eller kører bil.

Mennesket fungerer altid i multi-tasking, men vi kombinerer disse handlinger anderledes. Vi kombinerer handlinger, der behøver opmærksomhed, med andre handlinger, som ikke behøver opmærksomhed.

I løbet af de sidste årtier har psykologerne fundet flere faktorer, som afgør ens evne til at arbejde i multi-tasking.

Den første faktor er logisk nok: Handlinger, som er meget enkle, belaster ikke vores hjerne. Derfor kan enkle og ensartede handlinger sagtens sammensættes med mere komplicerede handlinger: Spise og tale i telefon samtidigt, vaske op imens man taler om et vigtigt emne, er to eksempler, i hvilke vi ser multi-tasking uden at bemærke det.

Handlingens sværhedsgrad spiller en vigtig rolle, om end man sagtens også kan kombinere to komplicerede handlinger, hvis de blot ikke ligner hinanden for meget. For eksempel kan dygtige klaverspillere sagtens spille et stykke ved at følge et partitur samtidigt med at de kan gentage tekster, man læser op for dem med en hastighed af 150 ord i minuttet.

Hvordan kan dette være muligt?

Nemt, i lige denne situation modtager klaverspillerne informationerne via forskellige kanaler (øjne og øre). De bruger forskellige hjernezoner til henholdsvis til musik og til sproget. Endelig er de muskler, der bliver benyttede, forskellige grupper af muskler.

Hjernen kan således deles mellem disse to aktiviteter på samme måde som computeren, der kan få forskellige programmer til at arbejde samtidigt.

På trods af denne regel om at dele de forskellige handlinger kan man stadig kumulere lignende handlinger, hvis man trænes. Psykologer Ulrich Neisser, Elisabeth Spelke og William Hirst fra universiteterne af Harvard, New School og Cornell (USA), har ladet nogle deltagere studere tekster, altimens de skulle skrive ord, der blev dikteret til dem. I begyndelse var denne dobbelthandling svær, og deltagerne læste meget langsommere, end de plejede. Dog efter seks ugers træning kunne de genfinde deres normale læsehastighed.

Det mest forbavsende var, at deltagerne ikke længere var bevidst over det, de skrev. De havde uddelegerede skrivedelen til en ubevidst del af deres hjerne. Samme forsøg kan laves uden træning under hypnose. Det er den såkaldte automatskrift.

De automatiske, ubevidste processer bruger kun lidt energi. I nogle tilfælde kan man for eksempel ikke forhindre dem. Lige så snart vi har set et ord, har vi afkodet det: Vi forstår, ubevidst, dets betydning. Når dens betydning er i strid med en anden information, der bliver givet samtidigt, sker der forstyrrelser, som sinker udførelsen af handlingen.

Stroop effekt

I 1935 beviste den amerikanske psykolog John Ridley Stroop, at behandling af et ord og tekstfarven kan være i konflikt. Dette skaber interferens og sinker tænkehastigheden. Det kalder man for ”Stroop effekten”.

For at forstå dette kan du følge nedenstående tabel og sige højt, så hurtigt som overhovedet muligt, de rækker, du ser her nedenunder. Du starter på venstre side med blå og fortsætter ned: blå – rød – gul, osv. Sort og hvid er også farver.

Tag tid på det. Du behøver ikke et præcis ur med tiendedel af sekund, et armbåndsur vil være nok til at give dig en idé:

Nu læser du nedenstående tabel, ligeledes så hurtigt som muligt. Også dér skal du begynde med venstre kolonne og sige farverne nedad. Du vil begynde med gul og hvid og ned. Husk at du skal sige de farver, bogstaverne har, ikke den farve, ordet siger.

Du har højst sandsynligt været længere om det andet, og du har måske endda vrøvlet en gang eller to. Forklaringen er som følger: Ordets betydning bliver forstået, uden at vi er opmærksomme på det, og det kommer i konflikt med ordets farve. Det er svært for os at acceptere, at ordet røds farve skal være grøn…

Stroop effekten hviler på det, at to psykologiske processer, som foregår parallelt, kommer i konflikt med hinanden. Dette påviser, at hjernens databehandling er noget begrænset, og at den semantiske behandling forbruger meget opmærksomhed. Det er et dårlig tegn for multitasking, for det betyder, at hjernen ikke kan lave hvad som helst på en gang.

Opmærksomheden er faktisk hindringen i multitasking. Som Daniel Kahnemann, Nobelpristager i økonomi, fortæller i sin model om ressourcer allokering: Opmærksomheden er betegnet fra årvågenhedsprincippet, men har også en vis fleksibilitet. Den kan være koncentreret om en enkelt handling eller også være delt blandt flere handlinger. De vanskelige handlinger kræver flere ressourcer, og de nemmere, eller automatiserede handlinger, kræver færre.

Derfor vil en person, der er vant til at køre, samtidigt kunne tale med passagereren. Til gengæld hvis man kommer til et vejkryds eller en rundkørsel, holder føreren op med at tale, så der kan være nok opmærksomhed til manøvren, og indtil at man igen bliver ledig til samtale.

Det er desværre ikke alle førere, som kan koncentrere deres opmærksomhed på det rigtige, og nogle vil blive ved med at tale, hvorfor mindre opmærksomhed vil blive tildelt bilkørslen med en medfølgende stigende ulykkesrisiko.

Vi kunne repræsentere denne proces som en kanal, igennem hvilken en eller flere strømme af information kommer. En centralenhed, processoren, kunne man kalde det, tildelder ressourcer til de forskellige kanaler afhængigt af behovet. Så længe som en handling er automatiseret (også hvis man fx har trænet sig til det), kan individer fokusere deres opmærksomhed på en af handlingerne og kontrollere resten ud fra den opmærksomhed, der er tilbage.

Det drejer sig om tre sekunder

Ifølge psykolog og neurobiolog Ernst Pöppel, fra Ludwig universitet, skal bevidstheden bruge mindst tre sekunder for at håndtere en bestemt opgave.

Det vil sige, at hvis du skal finde ud af, hvad en e-mail indeholder, skal du bruge mindste tre sekunders bevidst opmærksomhed til teksten, og i denne periode vil din opmærksomhed ikke være tilgængelig for anden aktivitet. Det vil sige, at i disse tre sekunder vil du kun have meget lidt opmærksomhed tildelt til den, du taler i telefonen med. Så hvis du skal koncentrere dig om det, din modpart siger, vil du tabe tråden af det, du læser på din computerskærm. Ved at give tre sekunder til først den ene opgave så til den anden, vil du kunne jonglere med forskellige opgaver. Du vil kunne åbne tre sekunders vinduer på forskellige opgaver, som du vil forsøge at arbejde frem med, men ingen af disse opgaver vil være helt parallelle.

Den som vil vitterligt lave multi-tasking skal øve sine grå celler, så tanker kan omorienteres hurtigt. Dog har Pöppel ikke meget tilovers for dennee ”psykiske uro”. Når tankerne er så ”skizofrene”, kan intet være knyttet til noget som helst. Vi er ikke længere i stand til at lave os en mental forestilling af den behandlede information.

I Center of Cognitiv Imagery i Carnegie Mellon universitet (Pittsburg – USA) har man målt hjerneaktivitet på personer, som udførte to handlinger på en gang: De skulle bedømme forskellige erklæringer, man sagde højt for dem, altimens de skulle, i tankerne, rotere forskellige tredimensionnelle billeder, man viste dem.

De to hjerneområder, der blev aktiveret kunne sagtens kombineres. Dog da man bad dem om at lave de to ting samtidigt, lykkedes det mindre godt og langsommere end ved den lidt forskudt kombination.

Neurobiologerne har konstateret, at den generelle hjerneaktivitet var noget langsommere, den var faktisk højst to tredjedele af hastigheden, end hvis man to de to opgaver efter hinanden.

Man konkluderede, at menneskehjernen ikke kan fordoble sin præstation, når den skal udføre to ting på en gang. Vores hjerne ser ud til at blive overvældet af multi-tasking. Mange psykologer holder på, at multi-tasking, som ellers er kendetegnet for moderne virksomheder, medfører stress, svækker koncentrationsevnen og hakker arbejdet i stumper.

Edward Hallowell og John Ratey, fra Harvard universitet, ser endda i denne stigende multitasking allevegne årsagen til et syndrom, som ligner ADD (Attention Deficit Disorder). De personer, som lider af dette syndrom, er konstant på jagt efter nye informationer, men er ikke længere i stand til at kunne koncentrere sig om disse informationers indhold.

Er multi-tasking effektiv?

Som oftest er multi-tasking den moderne tankegang: Man vinder tid ved det.

Rent faktisk ser det mere ud til, at det får os til at spilde tid: Psykolog David Meyer fra Michigan universitet har bedt nogen om at skrive en rapport og svare på deres e-mail.

Resultatet påviste, at de, der går altid fra den ene til den anden handling, bruger halvanden gang længere tid, før de bliver færdig, end de, der slutter den ene opgave, før de går over til den anden.

I et andet forsøg bad man forsøgspersonerne om at løse matematiske problemer, samtidigt med at de skulle sætte geometriske former i orden: Jo mere kompliceret problemet var, og jo mere reglerne for at sætte formerne i orden var komplicerede, desto længere tid tog det for forsøgspersonerne at gå fra den ene til den anden opgave, fordi det fremtvang en stor ændring i tankebanerne og i måden at tænke og reflektere på, og derfor krævede det flere neuronale ressourcer. Altså kan multi-tasking kun få en til at spare tid, når det handler om dagligdagsting, som er forholdsvis nemme.

Altså: har du overtravlt, skader det din effektivitet at ændre opgave hver 3. sekund, selv om du tror, du når mere. Det kan til gengæld være meget nyttigt at fordybe dig i en aktivitet, som kun skal bruge moderat koncentration (for eksempel at sætte papirer i orden) efter at have haft en meget lang telefonsamtale, fordi din koncentrationsevne er faktisk blevet sløvet af længere tid med koncentration.

Lad os ikke glemme den tilfredsstillelse, man får af at give sig selv til et arbejdsopgave, samtidigt med at man isolerer sig selv fra den ydre verden: Derfra springer effektivitet.

Cyril Malka

© 2004 – 2014 – Cyril Malka – Udgivet i Psyken nr. 3.